অনেক দিন পর আবারও নতুনএকটি সিরিজ টিউটোরিয়াল লিখতে বসলাম। ট্যালিসফটওয়্যার বাংলাদেশের পক্ষ থেকে সবাইকে শুভেচ্ছা জানিয়ে আজ ট্যালি.ইআরপি ৯ এ কিভাবে গ্রুপলেজার ব্যবস্থাপনা করা যায় তা দেখাবো।

Multiple Group তৈরি করা

একাধিক হিসাব কিংবা লেজারকে একসঙ্গে রাখার জন্য ট্যালিতে গ্রুপ নামে একটি ফিচার রয়েছে। কোন গ্রুপের অধীনে একাধিক সাব গ্রুপ তৈরি করা যায়। প্রয়োজনে Multiple Group টি ব্যবহার করে একাধিক গ্রুপ তৈরি করা যায়। ধরা যাক, Marketing Expenses ও Account Expenses নামে দুটি গ্রুপ তৈরি করা হল। এরপর Marketing Expense রিলেটেড সবগুলো লেজারকে আপনা Marketing Expense গ্রুপে এবং Account Expense রিলেটেড সবগুলো লেজারকে Account Expenses গ্রুপ ঢুকিয়ে দিতে পারবেন।

Multiple Group তৈরি করার জন্য নিচের পদক্ষেপ গুলো নিতে হবে:

১। Gateway of Tally à Accounts Info à Groups নির্বাচন করুন। Groupমেনু প্রদর্শিত হবে।

২। Multiple Group অপশন থেকে Create অপশনটি ক্লিক করুন।পর্দায় উইন্ডো প্রদর্শিত হবে।

৩। প্রদর্শিত তালিকা থেকে যার অধীনে সাব গ্রুপ তৈরি করতে চান সে প্যারেন্ট গ্রুপ নির্বাচন করুন। যেমন - Indirect Expenses

৪। Name of Group ফিল্ডে Marketing Expenses লিখুন এবং Enter চেপে পরের গ্রুপে আসুন।

৫। পুনরায় Name of Group এরিয়াতে Accounts Expenses লিখুন।

আপনি এখন ইচ্ছা করলে আরো সাব গ্রুপ সন্নিবেশিত করতে পারেন ।

৬। Accept? : Yes নির্বাচন করুন ।

Multiple Group পরিবর্তন করা

ট্যালিতে ব্যবহারকারী কর্তৃক সিঙ্গেল গ্রুপের মতো মাল্টিপল গ্রুপ পরিবর্তন করা যায়। সেজন্য :

১। Gateway of Tally à Accounts Info à Groups নির্বাচন করুন। গ্রুপসমুহের তালিকা পপআপ তালিকাতে প্রদর্শিত হবে ।

২। Multiple Group অপশন থেকে Alter এ ডাবল ক্লিক করুন । গ্রুপসমুহের তালিকা পপআপ উইন্ডোতে প্রদর্শিত হবে ।

৩। যে Sub-Group পরিবর্তন করা দরকার পপআপ উইন্ডো থেকে তার Parent Group নির্বাচন করুন । Parent গ্রুপের আওতায় উহার সাব গ্রুপসমূহ পাওয়া যাবে।

৪। সাব গ্রুপের প্রয়োজনীয় পরিবর্তন করুন ।

৫। Enter চাপ দিন । পরিশেষে Yes নির্বাচন করুন ।

লেজার তৈরি করা

এবার আমরা শিখবো কিভাবে ট্যালি.ইআরপি ৯ সফটওয়্যারে লেজার তৈরি করা যায়। লেজার বা খতিয়ান হলো হিসাবের একটি পাকা খাতা । এখানে প্রত্যেকটি লেনদেনের শ্রেণীবিন্যাস করে সংক্ষেপে স্থায়ীভাবে তারিখ অনুযায়ী সংরক্ষণ করা হয়। ফলে দুতরফা দাখিলা পদ্ধতি অনুযায়ী পূর্ণাঙ্গ ও স্বয়ংসম্পুর্ণভাবে হিসাবসমূহ সংরক্ষণ করা যায়। কারবারের সকল প্রকার আয়-ব্যায়, দেনা–পাওনা লাভ-লোকসান সম্পত্তি ইত্যাদির জন্য পৃথকশিরোনামে হিসাব সংরক্ষন করা হয়। কারবারী হিসাবসমূহ শ্রেনীবিভাগ করে যে বইতে সংরক্ষণ করা হয় তাকে খতিয়ান বলে। ট্যালিতে হিসাব রাখার জন্য হিসাব খাত বা লেজার তৈরি করে নিতে হয়। লেজার তৈরি করার সাথে সাথে অনেক প্রতিষ্ঠান প্রতিটি লেজার এর জন্য কোড তৈরি করে নেয়।কোন গ্রুপ বা সাব গ্রুপ এর আওতায় লেজার তৈরি করতে হয়। ব্যবহারকারী ভাউচার ইনপুট করার সময় কোন লেজার ইনপুট করবেন তা নির্বাচন করে দেন।

ট্যালির লেজার তৈরি করার দুটি পদ্ধতি আছে।

• Single Leger : এখানে একটি করে লেজার তৈরি করতে চাইলে Single Ledger মেনু থেকে করা যায়।
• Multiple Ledger :  কন্টোল কোড বা গ্রুপের আওতায় একত্রে একাধিক লেজার তৈরি করতে চাইলে Multiple Ledger মেনু ব্যবহার করা যায়।

ট্যালিতে তৈরি করা Ledger সমূহ দেখা

ট্যালিতে ব্যবহারকারীর চাহিদা অনুযায়ী লেজার তৈরি করে দেওয়া আছে । ব্যবহারকারীর পছন্দনীয় কোন লেজার ব্যবহার করতে পারেন। তৈরিকৃত লেজার সমূহ প্রদর্শন করার জন্য নিচের পদক্ষেপ নিন:

১। Gateway of Tally à Accounts Info à Ledger নির্বাচন করুন । লেজার মেনু আসবে।

২। Single Ledger থেকে Display তে ক্লিক করুন । লেজারের তালিকা প্রদর্শিত হবে ।

লক্ষ্য করুন,এখানে কেবল মাত্র Cash এবং Profit & Loss A/c নামের দুইটি লেজার তৈরি করা আছে ।

লেজার তৈরি করার উদাহরণ

আমরা ABC Limited এর জন্য একটি মেনুয়্যাল হিসাব তৈরি করেছি । এ কোম্পানির লেনদেনগুলি আমরা উদাহরণ হিসাবে ট্যালিতে ব্যবহার করব। মেনুয়্যালি হিসাব করার জন্য ABC Limited কোম্পানির লেজার সমূহ ও গ্রুপ তৈরি করা হয়েছে । আমরা এই লেজার সমূহ উদাহরণসহ ট্যালিতে তৈরি করব এবং পরবর্তী পাঠে পাঠে ভাউচার সমূহ ইনপুট করার জন্য ব্যবহার করব। এ লেজার সমূহ নিম্নোক্ত গ্রুপের আওতায় তৈরি করা হবে।

লেজার তৈরির উদাহরণ

Cash A/C লেজার তৈরি

Capital Accounts এর অধীনে Cash A/Cলেজার তৈরি করার জন্য:

১। Gateway of Tally > Accounts Info > Ledger  নির্বাচন করুন । লেজার মেনু প্রদর্শিত হবে।

২। Single Ledger  থেকে Create নির্বাচন করুন । Ledger Creation স্ক্রীন আসবে ।

• Name : Cash A/c লিখুন ।
• (alias) : কোম্পানি একাউন্টস কোড ব্যবহার করতে চাইলে এখানে কোড নাম্বার লেখা যায়।
• Under : এখানে পপআপ মেনুতে ট্যালির পূর্বপ্রদত্ত লেজারসমূহের নামের তালিকা প্রদর্শিত হবে । লেজারটি কোন গ্রুপের আওতায় হবে তালিকা থেকে নির্বাচন করতে হয়।  Capital Account নির্বাচন করুন।
• Opening Balance : আগের বছরের লেজার থেকে ব্যালেন্স Carry Forward  থাকলে এখানে লিখতে হয়।
• Accept : Yes নির্বাচন করুন। একটি লেজার তৈরি হবে

Advence A/c লেজার তৈরি

Loans and Advances (Assets) এর অধীনে Advance A/c নামে একটিন লেজার তৈরি করুন।

Capital A/c লেজার তৈরি

আমরা Capital Account এর অধীনে Capital A/c নামে একটি লেজার তৈরি করব।

১। Gateway of Tally > Accounts Info > Ledger  নির্বাচন করুন । মেনু প্রদর্শিত হবে ।

২। Single Ledger থেকে Create নির্বাচন করুন । Ledger Creation স্ক্রীন আসবে।

• Name : Capital A/c লিখুন ।
• Alias : কোম্পানি একাউন্টস কোড ব্যবহার করতে চাইলে এখানে কোড নাম্বার লিখুন।
• Under : এখানে পপআপ মেনুতে ট্যালিতে পূর্ব প্রদত্ত লেজার নামের তালিকা পাওয়া যাবে। লেজারটি কোন গ্রুপের আওতায় হবে তালিকা থেকে নির্বাচন করতে হয়। Capital Account নির্বাচন করুন ।
• Opening  Balance : আগের বছরের লেজার থেকে ব্যালেন্স Carry Forward হয়ে থাকলে এখানে লিখতে হয়।
• Accept : Yes নির্বাচন করুন । একটি লেজার তৈরি হবে ।

৩। Gateway of Tally > accounts Info > Ledger > Display নির্বাচন করুন । পপআপ মেনুতে বর্তমান তৈরি করা লেজারটি দেখাবে ।

Furniture A/c লেজার তৈরি

আমরা Fixed Assets এর অধীনে Furniture A/c নামে একটি লেজার তৈরি করব্

১। Gateway of Tally >Accounts Info > Ledger নির্বাচন করুন ।

২। Single Ledger থেকে Create নির্বাচন করুন । Ledger Creation স্ক্রীন আসবে।

• Name : Furniture A/c লিখুন।
• Alias : কোম্পানির একাউন্টস কোড ব্যবহার করতে চাইলে এখানে কোড নাম্বার লিখুন ।
• Under : এখানে পপআপ মেনুতে ট্যালিতে পূর্ব প্রদত্ত লেজার নামের তালিকা পিওয়া যাবে। লেজারটি কোন গ্রুপের আওতায় হবে তালিকা থেকে তা নির্বাচন করতে হয়। Fixed Assets নির্বাচন করুন ।
• Opening Balance : আগের বছরের লেজার থেকে ব্যালেন্স Carry Forward থাকলে এখানে লিখতে হয়।
• Accept : Yes নির্বাচন করুন । আরেকটি লেজার তৈরি হবে।

Purchase A/c লেজার তৈরি

আমরা Purchase Accounts এর অধীনে Purchase A/c নামে একটি লেজার তৈরি করব ।

১। Gateway of Tally > Accounts Info > Ledger নির্বাচন করুন।

২।Single Ledger থেকে Create নির্বাচন করুন । Ledger Creation স্ক্রীন আসবে ।

• Name : Purchase A/c লিখুন ।
• Alias : কোম্পানির একাউন্টস কোড ব্যবহার করতে চাইলে এখানে কোড নাম্বার লিখতে পারেন ।
• Under : এখানে প্রদর্শিত তালিকা থেকে Purchase Accounts নির্বাচন করুন ।
• Opening Balance : আগের বছরের লেজার থেকে ব্যালেন্স Carry Forwardহয়ে থাকলে এখানে লিখতে হয়।
• Accept : Yes নির্বাচন করলে একটি লেজার তৈরি হবে।

XY Ltd Debtors এর অধীনে XY Ltd A/c নামে একটি লেজার তৈরি করুন ।

Bank Loan A/c লেজার তৈরি

Bank OD /Ac ( LoanLiability ) এর অধীনে Bank Loan A/c নামে একটি লেজার তৈরি করুন।

Multiple লেজার তৈরি

এতক্ষণ আমরা সিঙ্গেল লেজার তৈরি করা দেখেছি । এখন আমরা মাল্টিপল লেজার তৈরি করা শিখব । একই গ্রুপের অধীনে একই ধরনের লেজার  তৈরি করার প্রয়োজন হলে  Multiple Ledger মেনু ব্যবহার করে মাল্টিপল লেজার তৈরি করা যায়। আমরা যে মাল্টিপল লেজার তৈরি করব তা হলো ।

Multiple লেজার তৈরি

১। Gateway of Tally > Accounts Info > Ledger নির্বাচন করুন । লেজার মেনু প্রদর্শিত হবে ।

২। Multiple Ledger থেকে Create  নির্বাচন করুন । Multi Ledger Creation স্ক্রীন আসবে ।

• Under Group : এখানে পপআপ মেনু থেকে Bank Accounts নির্বাচন করুন ।

• Name of Ledger : এখানে ১। Sonali Bank A/c লিখে এন্টার দিয়ে পরের লাইনে এসে ২। Janata Bank A/c লিখে এন্টার দিন ।

• Opening Balance : এখানে ফাকা রাখুন । এ পর্যায়ে স্ক্রিনটি দেখাবে নিম্নরুপ :

• Accept : Yes নির্বাচন করলে একটি মাল্টি লেজার তৈরি হবে ।

৩। পুনরায় Gateway of Tally > Accounts Info > Ledger > Multiple Ledger থেকে Create নির্বাচন করুন। Multi Ledger Creation স্ক্রীন আসবে ।

• Under Group : এখানে পপআপ মেনু থেকে Administrative  Expenses নির্বাচন করুন।
• Name Of Ledger:এখানে 1. Salary A/c লিখে এন্টার দিয়ে পরের লাইনে এসে ২.Entertainment A/c লিখে এন্টার দিয়ে ৩। Conveyance A/c লিখে এন্টার দিয়ে পরের লাইনে এসে ৪. Telephone exp A/c লিখে এন্টার দিন ।
• Opening Balance    : এখানে ফাকা রাখুন। এ পর্যায়ে স্ক্রীনে দেখাবে নিম্নরুপ :
• Accept       : Yes নির্বাচন করুন । মাল্টি লেজার তৈরি হবে ।

৪। পুনরায় Gateway of Tally > Accounts Info > Ledger > Multiple Ledger থেকে Create নির্বাচন করুন । Multi Ledger Creation স্ক্রীন আসবে ।

• Under Group : এখানে পপআপ মেনু থেকে Indirect Expenses নির্বাচন করুন।
• Name Of Ledger : এখানে 1. Advance Office rent A/c লিখে এন্টার দিয়ে পরের লাইনে এসে ২. Depriciation  A/c লিখে এন্টার দিন ।
• Opening Balance : এখানে ফাকা রাখুন । এ পর্যায়ে স্ক্রীনটি দেখাবে নিম্নরূপ :

লেজার প্রদর্শন করা

উপরে আমরা সিঙ্গেল ও মাল্টিপল দুই পদ্ধতিতে লেজার তৈরি করেছি । এভাবে লেজার তৈরি করে ডিসপ্লে নির্দেশ দিয়ে তৈরিকৃত লেজার সমূহ দেখা যায়। লেজার সমূহ দেখার জন্য :

১। Gate way of Tally > Accounts Info > Ledger নির্বাচন করুন । মেনু প্রদর্শিত হবে ।

২। Single Ledger থেকে Display নির্বাচন করুন । তৈরিকৃত লেজারসমূহের তালিকা প্রদর্শিত হবে ।

লেজার পরিবর্তন করা

তৈরিকৃত মাল্টিপল লেজার পরিবর্তন করা যায়। সেজন্য :

১। Gateway of Tally > Accounts Info > Ledger নির্বাচন করুন।মেনু প্রদর্শিত হবে ।

২। Multiple Ledger  অপশন থেকে Alter নির্বাচন করুন । তৈরিকৃত লেজারসমূহের তালিকা প্রদর্শিত হবে ।

৩। যে গ্রুপের আওতা থেকে লেজার পরিবর্তন করতে চান তা পপআপ লিস্ট থেকে নির্বাচন করে এন্টার কি চাপুন । যেমন – Administrative Expenses এ ডাবল ক্লিক করলে এ গ্রুপের আওতাধীন লেজারসমূহের তালিকা দেখাবে ।

৪। এখান থেকে  প্রয়োজনীয় পরিবর্তন করুন । শেষে Accept : Yes নির্বাচন করুন।

লেজার মুছে ফেলা

তৈরিকৃত লেজার মুছে ফেলার জন্য :

১। Gateway of Tally > Accounts Info > Ledger নির্বাচন করুন । মেনু প্রদর্শিত হবে ।

২। Single Ledger অপশন থেকে Alter  নির্বাচন করুন ।তৈরিকৃত লেজারসমূহ প্রদর্শিত হবে ।

৩। যে লেজারটি মুছতে চান তা নির্বাচন করে এন্টার দিন ।

৪। Alt+Dচাপ দিন । নিম্নরূপ উইন্ডো প্রদর্শিত হবে ।

৫। Yes ক্লিক করুন । নির্বাচিত লেজারটি মুছে যাবে।

ট্যালি.ইআরপি ৯ সফটওয়্যারটি সম্পর্কে আরও জানার জন্য এই ওয়েবসাইটটি ভিজিট করতে পারেন।

আজ এ পর্যন্তই। পরবর্তী সিরিজ নিয়ে শীঘ্রই আপনাদের মাঝে হাজির হবো। সে পর্যন্ত ভাল থাকুন।