টিপস্ এন্ড ট্রিকসঃ মাইক্রোসফট এক্সেল এর ডাটা ভ্যালিডেশন

মাইক্রোসফট এক্সেল (MS Excel) ও সবাই কম বেশি কাজ করে থাকি। অনেক কাজ অনেক টুল ব্যবহার করলে আরও অনেক কম সময়ে ও সঠিক ভাবে করা যায়। এক্সেল ডাটা শীটে (Data Sheet) ডাটা ভ্যালিডেশন টুল (Data Validation Tool) ব্যবহারে কিভাবে আমরা আরও সহজে ও কম সময়ে সঠিক তথ্য পুরোন করতে পারি সেই বিষয়ে দু’তিনটি টিপস।আশা করছি আপনাদের ভালো লাগবে।

একটি এক্সেল ওপেন (Open) করুন। এর মধ্যে যে কোন ফিল্ড তৈরি করুন। আমার উদাহরন আনুয়ায়ী আমি একটি শীটে চারটি কলাম নিয়েছি। চারটি কলামের নাম আইডি, নাম, বয়স এবং জেলা।

আমরা চাচ্ছি যে আইডি হবে যে কোন একটি ছয় অঙ্কের সংখ্যা। ছয় অঙ্কের কমও হবে না আবার বেশিও হবে না। এবং যে এই ফরমে তথ্য পুরোন করবে যে যেন ভুল তথ্য পুরোন করতে না পারে।

	এবার A কলাম সিলেক্ট করুন। সিলেক্ট করে ডাটা টুলবারে গিয়ে সেখানে ডাটা ভেলিডেশন নামে একটি টুল আছে, সেই টুল ওপন করতে হবে।
	ডাটা ভেলিডেশন টুলের অবস্থান Data >> Data Validation
	এই টুলটি ওপেন করলে এখানে তিনটি উইন্ডো আছে। ১ . সেটিংস(Settings), ২. ইনপুট ম্যাসেস (Input Message), এবং ৩. ইরোর এলার্ট (Error Alart) এই তিনটি সাব উইন্ডোতেই আজকের সকল টিপস।
	এই উইন্ডোতে ভ্যালিডেশন ক্রাইটেরিয়া ঠিক করে দিতে হবে। ১ নং ফিল্ডে দিতে হবে টেক্সট লিমিট ২ নং ফিল্ডে দিতে হবে ইকুয়াল টু ৩ নং ফিল্ডে দিতে হবে ৬ এর পর ওকে চাপতে হবে
	এবার আইডি কলামের যে কোন ফিল্ডে ৬ অংকের কম বা বেশি সংখ্যা দিলেই পাশের ইরোর ম্যাসেস দেখাবে। ভূল সংখ্যা ইনপুট দিতে দিবে না।
	ইরোর ম্যাসেস দেখে বুঝা কষ্ট, কি কারনে ভুল দেখাচ্ছে। সেজন্য ইরোর এলার্ট উইন্ডোতে গিয়ে টাইটেল ও ম্যাসেস লিখে দিতে হবে।
	এখন আইডি ফিল্ডে কোন ভুল ইনপুন দিলে ইরোর মেসেস এর সাথে দেখাবে , কি কারনে ভুল হচ্ছে।
	এবার আসি বয়স এর ঘরে। আমরা চাচ্ছি ১৮ থেকে ৩০ বছরের লোকরাই শুধু আমাদের লিস্টে থাকবে। এবারও একই ভাবে পরিবর্তন করতে হবে

আর একটি বিষয়, ইনপুট ম্যাসেস। আমরা যখন ডাটা এন্ট্রি দেই তখন যেন বুঝতে পারি এই ফিল্ডে কি এন্ট্রি দিতে হবে। সেজন্য এই ম্যাসেস বক্স এ যা লিখবেন সেটাই দেখাবে। পরের চিত্র দেখলে বুঝতে পারবেন।

পরের চিত্রে দেখতে পাচ্ছেন, ডাটা এন্ট্রি দেয়ার সময় পপআপ বক্স এ বলে দিচ্ছে এই ফিল্ডে কি ধরনের ডাটা ইনপুট দিতে হবে।

আজকের শেষ ট্রিকস্ !

আমাদের অনেক সময় অনেক নাম বারবার লিখতে হয়। এতে বানান ভুল হতে পারে আবার সময়ও নষ্ট হয়। এর জন্য আমরা ড্রপ ডাউন এরো ব্যবহার করে বানা ভুল কমানো ও সময় সাশ্রয় করতে পারি।

চিত্রে দেখতে পাচ্ছেন একটি জেলার লিস্ট। এই লিস্ট এর জেলাগুলোকে ড্রপ ডাইন এরো দিয়ে ইনপুট দেয়া যাবে ডাটা ভ্যালিডেশন টুল এর মাধ্যমে।

ডাটা ভেলিডেশন উইন্ডোতে প্রথম ফিল্ডে (Allow) লিস্ট, এবং শেষ ফিল্ডে উৎস (Source) দেখাতে হবে।

উৎস (Source)  বক্স এ ক্লিক করে যে লিস্টটি দেখাতে চান সেটি সিলেক্ট (Drag and select) করে দিলেই হলো। কাজ শেষ। OK দিয়ে বেরিয়ে আসুন। এবার দেখুন ড্রপ ডাউন এরোতে দেখাচ্ছে কিনা আপনার কাংখিত জেলার তালিকা।

তবে এর জন্য লিস্টটি আপনার এক্সেল শীটে থাকতে হবে। প্রয়োজনে অন্য কোন শীটে এই লিস্ট রেখে সেই শীট গোপন করে রাখতে পারেন আবার প্রয়োজন মনে করলে Password Protected করে রাখতে পারেন

আরও অনেক সুবিধা আছে এই ডাটা ভেলিডেশন টুলে। একটু চেষ্টা করলেই শিখে ফেলতে পারেন। কয়েক ঘন্টার কাজ কয়েক মিনিটেই হয়ে যাবে।