মাইক্রোসফট ওয়ার্ডে যদি আপনি “Restrict Formatting and Editing” পদ্ধতি ব্যবহার করেন তাহলে কেউ আপনার ডকুমেন্টটি চালু করে তার তথ্যাদি পুনরায় সংস্করণ করতে পারবে না। ওয়ার্ড ফাইলটি চালু করে শুধুমাত্র পড়তে পারবে, কোন ঘষামাঝা করতে পারবে না। এতে আপনার ফাইলটি অবিকল থাকবে যেমনটা আপনি করেছেন এবং আপনি প্রয়োজনে পাসওয়ার্ড দিয়ে  “Restrict Formatting and Editing” বন্ধ করে ডকুমেন্টের যে কোন পরির্বতন বা পরিমার্জন-সংস্করণ করতে পারবেন।

কিভাবে করবেন:

মাইক্রোসফট ওয়ার্ড ডকুমেন্টটি চালু করুন।

প্রথম ধাপ: এথন Review ট্যাব থেকে Protect Document অপশনে ক্লিক করুন। তারপর Restrict Reviewing Option থেকে Restrict Formatting and Editing এ   ক্লিক করুন।

দ্বিতীয় ধাপ: এখন ডকুমেন্টের বামপাশে Restrict Formatting and Editing এর প্যানেনটি দেখতে পাবেন। সেখান থেকে Editing restrictions (2) মেনুর “Allow only this type of editing in the document” এ টিক মার্ক দিয়ে “Yes, Start Enforcing Protection" বাটনে ক্লিক করুন। তারপর Start Enforcing Protection বক্স আসবে। এখন আপনি এতে পাসওয়ার্ড দিয়ে তা সংরক্ষণ করুন, যেন ভবিষৎতে প্রয়োজনের  সময় এ পাসওয়ার্ড ব্যবহার করে আপনি ডকুমেন্টটির পরিবর্তন, মরিমার্জন-সংস্করণ করতে পারেন।

শেষ ধাপ: আপনার ডকুমেন্টটিতে Restrict Formatting and Editing ব্যবহার হয়ে গেলো। এখন থেকে ডকুমেন্টটির কোন প্রকার পরির্বতন করতে চাইতে আপনাকে Stop Protection বাটনে ক্লিক করে সঠিক পাসওয়ার্ড ব্যবহার করে ডকুমেন্ট আনপ্রোটেক করে নিতে হবে।

লক্ষ্যণীয় বিষয়, আপনি যদি ভুল পাসওয়ার্ড দেন তবে মাইক্রোসফট ওয়ার্ড  “The password is incorrect" সম্পর্কিত একটি বার্তা দেখাবে।

এভাবে আপনার ডকুমেন্টের নিরাপত্তা বজায় রাখতে সক্ষম হবে।