বাংলায় মাইক্রোসফট এক্সেস-প্রথম পর্বঃ Microsoft Access কি?এক্সেল এর সাথে এক্সেস এর কি পার্থক্য??

আগের পর্বে কিভাবে ডেটাবেইজ তৈরি করতে হয়,তার একটা ধারণা দিয়েছিলাম।পরবর্তিতে কিভাবে টেবিলে ডেটা ইনপুট দিতে হয়,ইনপুট দেয়ার ক্ষেত্রে কিভাবে বিভিন্ন কন্ডিশান দিতে হয়,তা শিখব।আজকে বিভিন্ন সোর্স থেকে কিভাবে বিভিন্ন ফরম্যট এর ডেটা Microsoft Access এ ইনপুট দিতে হয় তা শিখব।নীচে একটি টেক্সট ফাইলের নমুনা দেয়া হল।এটি নোটপ্যড এ তৈরি করা হয়েছে,এখন এটি আমরা এক্সেস এ ইনপুট দিব।এটা পারলে অন্যান্য বিভিন্ন ফরম্যট এর আর আলাদা করে বোঝার দরকার নাই,এতেই সব কভার হবে।

টেক্সট ফাইল ছাড়াও আরও যে বিভিন্ন প্রকার ডেটা এক্সেস এ ইনপুট দেয়া যায়,নিম্নে তার একটা ধারনা দেওয়া হল।যাই হোক এখন আমরা উপরের টেক্সট ফাইলটি কিভাবে এক্সেস এ ওপেন করতে হয় তা দেখাব,প্রথমে External Data তে ক্লিক করব।সেখান থেকে Text File এ ক্লীক করব।

একটি কথা,text file বলতে .csv এক্সটেনশন দিয়ে সেইভ করা ফাইলকে বুঝায়।.csv বলতে বুঝায় comma separated value অর্থাৎ প্রতিটি ভ্যলু সে কমা দিয়ে আলাদা কর,এক্সেস যখন এইধরনের .csv ডেটা নিয়ে কাজ করে,তখন সে কমা কে ডিভাইডেশান লাইন হিসেবে চিন্তা করে ডেটা ইনপুট করে।Text file এ ক্লিক করার পর নিম্নোক্ত ছবির মত একটা উইন্ডো ওপেন হবে।window টির নাম হবে get external data-text file যা 1 নাম্বার দিয়ে মার্ক করা হয়েছে।

২ নং মার্ক করা অংশে ফাইল টি কোথায় সেভ করে রেখিছি,সেখান থেকে ব্রাউজ করে নিয়ে আসার কথা বলা আছে।ফাইল্টি সিলেক্ট করার পর ৩ নাম্বার অপশান এ ডেটা যে নতুন টেবিল আকারে প্রবেশ করবে তা দেখিয়ে দিতে হয়।আরো দুই টা অপশান আছে যা পরবর্তিতে আলোচনা করা হবে.

২+৩ নং কাজগুলো ইন্সট্রাকশান অনুযায়ী করার পর ok button প্রেস করতে হবে।যা এখানে ছবিতে ডিজেবল অবস্থায় আছে।ok প্রেস করার প নিম্নের ছবির মত আরেকটি Window আসবে।

এই window তে ডিলিমিট নিয়ে কি করতে চাই তা বলেছে,অর্থাত একটা ফিল্ড এর সাথে আরেকটা ফিল্ড কিসের ভিত্তিয়ে পার্থক্য হবে।আমাদের ডেটাবেইজ এ ডেটা কমা দ্বারা প্রার্থ্যক্য করা হয়েছে।তাই প্রথম অপ্সহান টাই সিলেক্ট করব।

এখন আমি আমার ডেটাবেইজের উপর ভিত্তি করে সেপারেটর সিলেক্ট করব,আমার যেহেতু কমা দিয়ে এক ডেটা আরেক ডেটা থেকে আলাদা করা তাই,কমা সিলেকট করলাম।

একটা গুরত্বপূর্ন ব্যপার খেয়াল রাখতে হবে,তা হল আমার Text file এ যদি প্রথম লাইন্টা ফিল্ড নামের হয়,এক্ষেত্রে ২ নাম্বার দিয়ে মার্কিং করা অংশটি চেক মার্ক করে দিতে হবে।এতে text file এর FIELD NAME টি নিজ থেকে এক্সেস ফাইলেও field name হিসেবে কাজ করবে।৩ নাম্বারে টেক্সট ডেটা টি কিভাবে বিন্যস্ত হল,তা দেখাচ্ছে।পরবর্তি অপঅশান এ যাবার জন্য ৪ এর next এ ক্লিক করা যায়।

সবুজ ব্লকের advance এ প্রেস করে কিছু এডভান্স লেভেলের কাজ করা যায়।শেষের ঘরটি সবচেয়ে গুরত্বপুর্ন।এখানে প্রত্যেকটা ফিল্ড এর কি কি ডেটা আছে,তা ডিফাইন করা যায়।

এখন চাইলে প্রতিটি ফিল্ড এর টাইটেল চেঞ্জ করতে পারি।এখানে একটা তথ্য আবার মনে করার চেষ্টা করি,এক্সেস এ প্রতিটি কলামকে বলে Field,এবং প্রতিটি রো(Row) কে বলে রেকর্ড।

এবার primary key সিলেক্ট করার পালা।এক্সেস এ প্রাইমারী কি অত্যন্ত গুরত্বপুর্ন একটা ব্যপার।এক্সেস যেহেতু অনেক টেবিল নিয়ে কাজ করে,তাই একটি টেবিল অন্য আরেকটি টেবিলের সাথে লিঙ্ক করতে হলে,অন্তত একটা ফিল্ড তথা কলাম কমন হতে হয়।প্রাইমারী কি সিলেক্ট করারোও কিছু নিয়ম আছে,প্রথম নিয়ম হল,প্রাইমারী কলাম এ কোন ডুপ্লিকেট থাকবে।

শেষমহুর্তে সবাইকে শুভেচ্ছা জানিয়ে আজকের মত এখানেই বিদায়।