হ্যালো প্রিয় বন্ধুরা কেমন আছ। আশাকরি ভালো আছ। আজকে আপনাদের জন্য নিয়ে এলাম আরেকটি গুরুত্বপূর্ণ আটিকেল। তাহলে চলুন দেখে নিই।

* ই-মেইল (E-mail or Email) কী?
ই-মেইল (E-mail/Email - Electronic Mail) হলো কম্পিউটার নেটওয়ার্ক ব্যবহার করে এক কম্পিউটার থেকে অন্য কম্পিউটারে তথ্য আদান-প্রদান ব্যবস্থা। ই-মেইল করে টেক্সট বার্তার সাথে কম্পিউটার ফাইলও পাঠানো যায়। নেটওয়ার্ক ব্যবহার করে বিশ্বের যেকোনো স্থানে ই-মেইল পাঠানো যায়।

ডাকযোগে চিঠি পাঠাতে হলে যেমন ঠিকানা প্রয়োজন তেমনি ই-মেইল পাঠাতেও ঠিকানা প্রয়োজন। ইন্টারনেটে যুক্ত প্রতিটি কম্পিউটারের ঠিকানা আছে। যেমন : [email protected], [email protected]। বর্তমানে অনেক ওয়েব সার্ভার যেমন : জিমেইল, ইয়াহু, হটমেইল ইত্যাদি ব্যবহার করে ফ্রি ই-মেইল একাউন্ট খোলা যায়। ই-মেইল ঠিকানার দুইটি অংশ। প্রথমটি হলো User এবং @ চিহ্নের পরে থাকে host-এর নাম। User-এ ব্যবহারকারীর পরিচিতি (User identify) এবং host হলো ডোমেইন নাম (Domain Name) |

ই-মেইল প্রোগ্রামে ঢুকে কিংবা ওয়েব ভিত্তিক মেইল এর সাইটে গিয়ে ই-মেইল টাইপ করে প্রাপকের ঠিকানা নির্দিষ্ট করে ইন্টারনেটে যুক্ত হয়ে Send নির্দেশ দিলে ই-মেইল তথ্য সরাসরি প্রাপকের কম্পিউটারে না গিয়ে তার টার্মিনাল বা ওয়ার্কস্টেশন বা সার্ভারে গিয়ে জমা হয়। প্রাপক তার নামে কোন মেইল আসছে কীনা তা অনুসন্ধানের নির্দেশ দিলে টার্মিনাল থেকে প্রাপকের কম্পিউটারে মেইলটি চলে আসে। একটি মেইল একই সঙ্গে অনেকের নিকট পাঠানো যায়। অন্য প্রোগ্রামে করা ফাইলকে (টেক্সট, ইমেজ, অডিও, ভিডিও) ই-মেইলের সাথে যুক্ত করে পাঠানো যায়। একে ফাইল অ্যাটাচমেন্ট (Attachment) বলা হয়। ওয়েব ভিত্তিক ই-মেইল সেবাগুলোতে সাধারণত সর্বোচ্চ ২৫ মেগাবাইটের তথ্য বা ডকুমেন্ট অ্যাটাচ করা যায়।

বর্তমানে ওয়েব ভিত্তিক ই-মেইল সেবা বেশ জনপ্রিয় হয়ে উঠেছে। এদের মধ্যে জিমেইল (Gmail), ইয়াহু! (Yahoo!), হটমেইল (Hotmail), ইয়ানডেক্স মেইল (Yandex.Mail), রিডিফ (Rediff) ইত্যাদি অন্যতম।

* ই-মেইল এর সুবিধাসমূহ

ইলেকট্রনিক মেইলের সুবিধা বহুবিধ। এগুলোর মধ্যে রয়েছে—

১. এটি দ্রুত গ্রাহকের কাছে মেইল পৌঁছে দিতে পারে।

২. ই-মেইল পাঠাতে খরচ কম পড়ে। ৩. যে কোন সময় ই-মেইল আদান প্রদান করা যায়।

৪. এর ফ্লেক্সিবিলিটি অন্যান্য সিস্টেমের তুলনায় বহুগুণ বেশি।
৫. যথাযথ সিস্টেম ব্যবহার করে ই-মেইলের সর্বোচ্চ নিরাপত্তা প্রদান করা যায়। বর্তমানে আমরা মেইল শব্দটি শোনা মাত্র ধরে নেই যে এটি ই-মেইল। ইলেকট্রনিক মেইলের আকাশচুম্বী জনপ্রিয়তার কারণে আমরা যেন এখন টিউনাল মেইল থেকে ধীরে ধীরে সরে আসছি। এর কারণ হিসেবে বলা যায় প্রচলিত টিউনাল মেইলের তুলনায় ইলেকট্রনিক মেইল ব্যবহার অনেক বেশি সুবিধাজনক।

* ই-মেইল এর জন্য ব্যবহৃত সাধারণ সফটওয়্যারসমূহ ওয়েব ভিত্তিক ই-মেইল এর বাইরে ই-মেইলের জন্য নির্দিষ্ট কিছু প্রোগ্রামও ব্যবহার করা যায়। এদের কিছু
বিনামূল্যে পাওয়া যায় আবার কিছু কিনে ব্যবহার করতে হয়। বিনামূল্যের ই-মেইল ক্লায়েন্টগুলোর মধ্যে রয়েছে—

১.জি-মেইল (Gmail)

২.ইয়াহু মেইল (Yahoo Mail)

৩.মোজিলা থান্ডারবার্ড (Mozilla Thunderbird)
৪. ইএম ক্লায়েন্ট (eM Client)

৫.রুজ মেইল (Claws Mail)
৬. ফক্সমেইল (Foxmail)

৭.অপেরা এম২ মেইল ক্লায়েন্ট (Opera M2 Mail Client)

৮.পেগাসাস মেইল (Pegasus Mail)
৯• ইনক্রেডিমেইল (Incredimail)

১০.মজিলা থান্ডারবার্ড

*কিনে ব্যবহার করা হয় এরকম ই-মেইল। যেমন—

১.মালবেরি (Mulberry)

২.ড্রিমমেইল (Dream Mail)

৩.সিলফিড (Sylpheed) ইত্যাদি।

৪. আউটলুক (Outlook)

৫. জিব্রা (Zimbra)

৬.ইঙ্কি (Inky)

৭.পোস্টবক্স (Postbox) ইত্যাদি।

৮.আউটলুক

* ই-মেইল প্রেরণ ও গ্রহণ করা

ই-মেইল প্রেরণ ও গ্রহণ করা খুবই সহজ। সাধারণত বিভিন্ন ধরনের ই-মেইল ক্লায়েন্ট ব্যবহার করলে সেটি আয়ত্বে আসতে কিছুটা সময় নিতে পারে। তবে ওয়েবভিত্তিক ই-মেইল সেবাগুলো ব্যবহার করলে ঝামেলা অনেক কম। খুব সহজেই এগুলো ব্যবহার করা যায়। বিনামূল্যের হওয়ায় এদের ব্যবহারকারীও বেশি। এই ধরনের সেবার ক্ষেত্রে বর্তমানে জিমেইল (Gmail) সর্বশীর্ষে অবস্থান করছে। আমরা বহুল ব্যবহৃত এই জিমেইল নিয়েই এখানে আলোচনা করবো।

*জিমেইলে ফ্রি অ্যাকাউন্ট খোলা

জিমেইল বর্তমান সময়ের খুবই জনপ্রিয় একটি ফ্রি ই-মেইল সেবা। জনপ্রিয় সার্চইঞ্জিন গুগল এই সেবা দিয়ে থাকে। জিমেইলে ফ্রি অ্যাকাউন্ট খোলার জন্য নিচের পদক্ষেপগুলো গ্রহণ করতে হবে।

১. অনলাইনে থাকা অবস্থায় যেকোনো ওয়েব ব্রাউজারে http://mail.google.com লিখে এন্টার কী চাপতে হবে। পেইজ ওপেন হবে।

২. পেইজের নিচের ডান দিকে থাকা Create an Account বাটনে ক্লিক করতে হবে। নিচের মতো একটি অ্যাকাউন্ট তৈরির পেইজ প্রদর্শিত হবে।

৩.এখানে থাকা Get started with Gmail অংশের অধীন থাকা ঘরগুলো আপনাকে পূরণ করে দিতে হবে। প্রথমে First name: এবং Last name: লিখতে হবে। এরপর যে নামে জিমেইলের অ্যাকাউন্টটি আশা করা হচ্ছে সেই নামটি Desired Login Name: অংশে লিখতে হবে। যে নামটি লিখা হবে সেই নামেই যে আইডি পাওয়া যাবে তার নিশ্চয়তা নেই। কারণ কাঙ্ক্ষিত আইডি অন্য কোনো ব্যক্তি আগে নিয়ে ফেললে সেটি পাওয়া যাবে না। সেক্ষেত্রে ভিন্ন কোনো নাম দিয়ে তা করতে হবে। কাঙ্ক্ষিত আইডি খালি আছে কীনা তা পরীক্ষা করার জন্য ওই ঘরের নিচের দিকে থাকা Check avaibility! বাটনে ক্লিক করতে হবে। আইডি খালি না থাকলে বার্তা প্রদর্শিত হবে এবং তার কাছাকাছি কোনো আইডি দেবার জন্য কিছু নামের তালিকা দেখাবে। ইচ্ছে করলে সেগুলো থেকে কোনোটি নেওয়া যাবে। আবার অন্য কোনো নামও নতুন করে দেওয়া যাবে। নিচের চিত্রটি দেখলে পরিষ্কার ধারণা পাওয়া যাবে।

৪. আইডি গৃহীত হলে Choose a password: এর ঘরে একটি পাসওয়ার্ড প্রদান করতে হবে। পাসওয়ার্ডটি অবশ্যই আট অক্ষরের হতে হবে। Re-enter password এর ঘরে পুনরায় ওই একই পাসওয়ার্ডটি লিখে দিতে হবে। এরপর তার নিচে থাকা Security Question: এর ঘর হতে পপআপ বাটনে ক্লিক করে যেকোনো একটি প্রশ্ন নির্বাচন করতে হবে এবং তার নিচের Answer: ঘরে ওই প্রশ্নের উত্তরটি লিখে দিতে হবে।

৫. Secondary email: এর ঘরে অন্য কোনো মেইল সেবার কোনো অ্যাকাউন্ট থাকলে সেটি লিখে দিতে হবে। Location: এর ঘরে বাংলাদেশ নিজে থেকেই চলে আসবে। কোনো কারণে সেটি না আসলে এর পপআপ বাটনে ক্লিক করে Bangladesh নামটি সিলেক্ট করে দিতে হবে।

৬. এবার Word Verification: ঘরে আসতে হবে। এখানে একটি শব্দ প্রদর্শিত হবে। সেই শব্দটির হুবহু শব্দের নিচের টেক্সট বক্সে লিখে দিতে হবে। একটু খেয়াল করে টেক্সট বসাতে হবে।

৭. সবশেষে নিচের দিকে থাকা I accept. Create my account বাটনে ক্লিক করতে হবে।

৮. একটি পেইজ আসবে।

৯. এখান থেকে Show me my account বাটনে ক্লিক করতে হবে। নতুন তৈরি হওয়া জিমেইল অ্যাকাউন্টে প্রবেশ করবে।
১০. জিমেইল অ্যাকাউন্টটি তৈরি হয়ে গেল। এখন এখান থেকে মেইল পড়া যাবে এবং নতুন মেইল প্রেরণ করা যাবে। পাশাপাশি জিমেইলে অ্যাকাউন্টধারী অন্য ব্যক্তিদের যুক্ত করে এই পেইজ থেকেই চ্যাট করা যাবে। এজন্য গুগলটক ম্যাসেঞ্জারের প্রয়োজন হবে না। এছাড়া বাড়তি একটি প্লাগইন ব্যবহার করে ভিডিও চ্যাটও করা যাবে।

*জিমেইল অ্যাকাউন্টে সাইন ইন (Sign In করা

১. ইন্টারনেটের যেকোনো ওয়েব ব্রাউজার খুলে অ্যাড্রেসবারে http://mail.google.com লিখে এন্টার চাপলে নিচের মতো একটি পেইজ আসবে।

২. এখানে পেইজের উপরের ডান দিকে থাকা Sign In এর অংশে আপনার ইউজার নেম (ইউজার নেম অংশে আপনার পুরো ই-মেইল আইডি লিখে দিতে হবে (যেমন- [email protected]) ও পাসওয়ার্ড লিখে দিয়ে Sign In বাটনে ক্লিক করুন। অ্যাকউন্টে প্রবেশ করবে।

*জিমেইলে ই-মেইল প্রেরণের জন্য যা করতে হবে। ১. ইন্টারনেট সংযোগ থাকা অবস্থায় ব্রাউজারে https://www.gmail.com/ টাইপ করতে হবে।

২. ব্যবহারকারীর জিমেইল অ্যাড্রেস ও তার পাসওয়ার্ড প্রদান করে Sign In বাটনে ক্লিক করতে হবে।

৩. জিমেইল উইন্ডো ওপেন হবার পর উইন্ডোর বাম দিক হতে COMPOSE বাটনে ক্লিক করতে হবে।
৪.মূল উইন্ডোর ডানের নিচের দিক হতে New Message উইন্ডো প্রদর্শিত হবে।

৫. To এর ঘরে যাকে মেইল পাঠাতে চাই তার ইমেইল অ্যাড্রেসটি টাইপ করে দিতে হবে।
৬. একাধিক ব্যক্তিকে একই মেইল পাঠাতে চাইলে এর কার্বন কপি প্রদানের জন্য Cc তে ক্লিক করতে হবে এবং Cc ঘরটি দৃশ্যমান হলে সেখানে একে একে বাকি ই-মেইল অ্যাড্রেসগুলো টাইপ করে দিতে হবে।

৭. আবার এমন যদি চাই যে একাধিক ব্যক্তিকে মেইল পাঠাবো কিন্তু কেউ কারো ই-মেইল অ্যাড্রেস দেখতে পাবে। না অর্থাৎ প্রত্যেকে আলাদা ভাবে ই-মেইল পাবে তবে ব্লাইন্ড কার্বন কপি পাঠানোর জন্য Bcc তে ক্লিক করতে হবে এবং Bcc ঘরটি দৃশ্যমান হলে সেখানে একে একে বাকি ই-মেইল অ্যাড্রেসগুলো টাইপ করে দিতে হবে।
৮. Subject এর ঘরে ই-মেইলের একটি সাবজেক্ট লিখে দিতে হবে। ৯. বডিতে যে টেক্সটটুকু পাঠাতে চাই তা টাইপ করে দিতে হবে।
১০. মেইল লেখা শেষ হলে প্রেরণকৃত ব্যক্তির নাম, ঠিকানা, ফোন নম্বর (প্রয়োজন মনে করলে) লিখে দিতে হবে। ১১. ই-মেইলের সাথে অ্যাটাচমেন্ট পাঠাতে চাইলে জেমস ক্লিপ আকৃতির আইকনে ক্লিক করে কম্পিউটারের নির্দিষ্ট লোকেশনে থাকা ডকুমেন্টকে অ্যাটাচমেন্ট আকারে সংযুক্ত করে দিতে হবে।

১২. ফন্টের সাইজ, কালার, ফেস ইত্যাদিও এখান থাকে টাইপ এর আইকনে ক্লিক করে পরিবর্তন করা যাবে। ১৩. ই-মেইলে গুগল ড্রাইভ থেকে কোনো ফাইল ইনসার্ট করা, কম্পিউটার থেকে কোনো ছবি ইনসার্ট করা, টেক্সটে লিংক ইনসার্ট করা, ইমোটিকন ইনসার্ট করাসহ টাইপকৃত টেক্সটকে মুছে দিতে চাইলে সেগুলোও সংশ্লিস্ট আইকনে ক্লিক করে করা যাবে।

১৪. সকল কাজ সম্পন্ন হলে Send বাটনে ক্লিক করলে মেইলটি নির্দিষ্ট ই-মেইল অ্যাড্রেস/অ্যাড্রেসগুলোতে প্রেরিত হবে।

* জিমেইলে ই-মেইল গ্রহণ তথা পড়তে যা করতে হবে।

১. জিমেইল উইন্ডোর বাম দিক হতে Inbox ক্লিক করতে হবে।
২. আগত সকল মেইল ডান দিকে একটির পর একটি সাবজেক্ট আকারে প্রদর্শিত হবে। যেসব ই-মেইল এর সাথে অ্যাটাচমেন্ট যুক্ত থাকবে সেগুলোর একেবারে ডানে একটি জেমস ক্লিপ এর আইকন প্রদর্শিত হবে।

৩. পড়া হয়নি এরূপ মেইলগুলোর গাঢ় রঙে প্রদর্শিত হবে। আর পড়া হয়েছে এরূপ মেইলগুলো হালকা রঙে প্রদর্শিত হবে। যে মেইলটি পড়তে চাই সেটিতে ক্লিক করতে হবে।

৪. ই-মেইলের বিষয়বস্তু ডানে বিস্তারিত আকারে প্রদর্শিত হবে। এখানে ই-মেইলটি কার কাছ থেকে এসেছে, সাবজেক্ট, মূল টেক্সট ইত্যাদিসহ সবেেশষে মেইল প্রদানকারীর কিছু তথ্য প্রদর্শিত হবে।

৫. ই-মেইলের সাথে কোনো অ্যাটাচমেন্ট থাকলে তা মেইলের শেষে প্রদর্শিত হবে। অ্যাটাচমেন্ট এর উপর মাউস পয়েন্টার নিয়ে গেলে ডাউনলোডের আইকন প্রদর্শিত হবে। সেখানে ক্লিক করলে ডাউনলোড প্রক্রিয়া শুরু হবে।
৬. অ্যাটাচমেন্ট ডাউনলোড হয়ে গেলে সংশ্লিস্ট প্রোগ্রামের মাধ্যমে এটি দেখা যাবে।

* ই-মেইল প্রেরণ ও গ্রহণের বিভিন্ন ফিচার

ই-মেইল প্রেরণের সময় ব্যবহারকারী বেশ কিছু ফিচারকে ব্যবহার করে ই-মেইলকে নিজের মতো করে সাজাতে ও কাঙ্ক্ষিত ই-মেইল অ্যাড্রেসে প্রেরণ করতে পারে। এক্ষেত্রে যেসব ফিচারের গুরুত্বপূর্ণ সেগুলো হলো—

*কার্বন কপি (Cc)

অনেক সময় একই ই-মেইল একাধিক ব্যক্তিকে পাঠানোর প্রয়োজন পড়ে। সেক্ষেত্রে কার্বন কপি বা Cc (Carbon Copy) এর মাধ্যমে এই সুবিধা পাওয়া যায়। পুরো মেইলটি ঠিক রেখে কেবল Cc তে ক্লিক করে এটিকে সক্রিয় করে নিতে। ফলে বাড়তি একটি ঘর প্রদর্শিত হয় যেখানে কার্বন কপির জন্য ই-মেইলসমূহ টাইপ করে দেওয়া যায়।

*ব্লাইন্ড কার্বন কপি (Bcc)

অনেক সময় একই ই-মেইল একাধিক ব্যক্তিকে পাঠানোর প্রয়োজন পড়ে। অথচ তুমি চাইছো যাদেরকে ই-মেইলটি পাঠাবে তাদের কেউ কারো ই-মেইল অ্যাড্রেস দেখতে পাবে না অর্থাৎ প্রত্যেকে আলাদা ভাবে ই-মেইল পাবে। সেক্ষেত্রে ব্লাইন্ড কার্বন কপি বা Bcc (Blind Carbon Copy) এর মাধ্যমে এই সুবিধা পাওয়া যায়। এক্ষেত্রে পুরো মেইলটি ঠিক রেখে কেবল Bcc তে ক্লিক করে এটিকে সক্রিয় করে নিতে। ফলে বাড়তি একটি ঘর প্রদর্শিত হয় যেখানে ব্লাইন্ড কার্বন কপির জন্য ই-মেইলসমূহ টাইপ করে দেওয়া যায়।

*অ্যাটাচ ফাইল (Attach Files)

ই-মেইলের সাথে কোনো ডকুমেন্ট সংযুক্ত করে দেওয়াকে অ্যাটাচ ফাইল বুঝায়। এটিকে অ্যাটাচমেন্টও বলে। ওয়েবভিত্তিক মেইলে সাধারণত সর্বোচ্চ ২৫ মেগাবাইট পর্যন্ত সাইজের ডকুমেন্টকে অ্যাটাচ করে দেওয়ার সুবিধা পাওয়া যায়। ই-মেইলের সাথে অ্যাটাচমেন্ট পাঠাতে চাইলে জেমস ক্লিপ বা যেকোনো ক্লিপ আকৃতির আইকনে ক্লিক করে কম্পিউটারের নির্দিষ্ট লোকেশনে থাকা ডকুমেন্টকে অ্যাটাচমেন্ট আকারে সংযুক্ত করে দিতে হয়।

*ডাউনলোড ফাইল (Download Files)

সাধারণত কোনো ই-মেইলের সাথে অ্যাটাচমেন্ট যুক্ত থাকলে সেটি কম্পিউটারে সংরক্ষণের জন্য ডাউনলোড করে নিতে হয়। অ্যাটাচমেন্টগুলো সাধারণত ই-মেইলের শেষের দিকে প্রদর্শিত হবে। অ্যাটাচমেন্ট এর উপর মাউস পয়েন্টার নিয়ে গেলে ডাউনলোডের আইকন প্রদর্শিত হবে। সেখানে ক্লিক করলে ডাউনলোড প্রক্রিয়া শুরু হয়।

ই মেইলের সাথে একাধিক ডকুমেন্ট অ্যাটাচ করা থাকলে সেগুলোকে আলাদা আলাদাভাবে কিংবা চাইলে একসাথে জিপ আকারে ডাউনলোড করে নেওয়া যায়। ধন্যবাদ, আটিকেল পড়ার জন্য। আটিকেলে কোন ধরনের ভুল মাফ করবেন।